Hoe doet uw HR-afdeling het nu?

• May 6, 2020
• Rita Van Poeyer
• 4 min read

Is het tijd om uw HR-functie, afdeling te auditen? Het antwoord is ja!

Indien je de HR-functie voor een nieuwe werkgever overneemt, inricht voor een start-up, deze bekijkt bij een overname of fusie of gewoon wilt weten waar je aan toe bent, dan is het tijd om je HR-afdeling te auditen.

Het uitvoeren van een jaarlijkse interne audit is de best solide oefening. Het is dan ook verstandig om geselecteerde processen te herzien, aangezien de voorschriften het hele jaar door veranderen. Ongeacht wanneer u ervoor kiest om te auditen, het is belangrijk om de gezondheid en efficiëntie van uw HR-operatie te kennen.

Deze kan het beste worden bereikt door de volledige HR-functie periodiek en systematisch te evalueren. Het gebruik van een gestructureerde audit helpt u niet alleen na te gaan of u voldoet aan de federale, staats- en lokale wetgeving, maar ook hoe u zich verhoudt tot zakelijke vereisten en HR wetgevingen. Kijk goed naar uw huidige naleving, doeltreffendheid van middelen en functionele competentie. Gebruik de eerste resultaten als uitgangspunt en maak vervolgens een verbeterplan.

Gebruik wat je elke keer leert als een volgende stap naar operationele uitmuntendheid. Wees strategisch. Wees opbouwend. Wees consistent. Het controleren van uw volledige HR-functie vereist een aanzienlijke hoeveelheid tijd en expertise. Door de samenwerking met een specialist-consultant die je kan begeleiden en oplossingen kan aanbevelen voor problemen die u tijdens de audit werden geïdentificeerd wordt het proces vergemakkelijkt. Mogelijk heeft u ook een externe adviseur nodig die kennis heeft van de complexe wettelijke vereisten die van invloed zijn op uw activiteiten. Wettelijke verplichtingen wijzigen regelmatig door de aangepast regelgeving of juridische opgelegde taken.

Bovendien kunnen de vereisten van uw organisatie veranderen wanneer uw personeelsbestand snel groeit, naar een nieuw bedrijfsgebied verhuist of andere wijzigingen aanbrengt. Het niet naleven van wetten met betrekking tot uw arbeid, arbeidsvoorwaarden, immigratie, veiligheid en andere HR-functies kan kostbaar zijn, niet alleen in termen van wettelijke sancties, maar ook in termen van de reputatie van uw organisatie. Daarom is het belangrijk om regelmatig uw wettelijke naleving te controleren. Ongeacht de omvang van een HR-audit worden volgende stappen omschreven:

• Bepaal de reikwijdte en relevante benchmarks
• Verzamel informati
• Evalueer de informatie over de effectiviteit van elke functie
• Deel resultaten
• Maak actieplannen voor verbetering

Bij het bepalen van de scope hou je rekening met volgende punten: aanwerving, ontslag, voordelen, vergoedingen, prestaties, beëindigingsprocessen, formulieren, personeelsdossiers, kennisgevingen en vacatures, beleidsregels, procedures en handboeken. Kijk ook naar strategisch HR-management, training en ontwikkeling, arbeidsverhoudingen, veiligheid en beveiliging, HR-informatiesystemen, diversiteit en gelijke kansen, organisatorische effectiviteit en maatstaven.

Bekijk de structuur, verantwoording en effectiviteit van uw HR-team en haar leden. Wanneer u besluit uw HR-functie te controleren, waar begint u dan?

Beschouw een audit van de HR-functie van uw bedrijf als een investering in operationele excellentie van uw bedrijfsvoering. Als er problemen worden geïdentificeerd, implementeer dan oplossingen om kosten te voorkomen. Boetes kunnen voorkomen worden door een betere en nauwkeurige naleving. Extra uitgaven en tijd kunnen worden teruggewonnen door verbeterde efficiëntie.

Het zijn niet alleen beginnende beoefenaars die baat hebben bij audits. Audits helpen bij het identificeren van niet-naleving van vereisten waarvan zelfs ervaren HR-professionals zich misschien niet bewust zijn.

Er valt veel te leren van het systematisch controleren van de HR-functie. Niemand kan alles weten en geen enkel systeem zal perfect zijn. Maar weet waar je aan toe bent en verbeter het. Is het tijd om uw HR-functie te controleren? Het antwoord is ja!

OVER RITA VAN POEYER